1. 移転計画の立案
オフィスの移転を効率よく進めるためには、移転の目的、費用、時期等についての全体計画を立てるとともに、具体的な手順やスケジュール等の実施計画を立てることが必要です。
■移転の目的の明確化
オフィス移転にあたっては、現状を調査･分析して問題点を把握し、何を目的として移転するのか移転コンセプトを明確にすることが大切です。
� 企業のイメージアップ
� 業務効率の改善・設備面の充実化
� コストパフォーマンス
� 業務拡張・縮小
� 人員増員・縮小
� その他
■移転先の条件設定
移転目的を達成するために、移転先の条件を設定します。
各条件の優先順位や許容範囲も決めておきましょう。
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立地条件 |
交 通 |
得意先への交通アクセス、最寄り駅からの所要時間、自動車を使う場合の道路状況、交通機関のダイヤや混雑状況 |
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地域環境 |
建物の立地や周辺環境、銀行、役所、飲食店等の商業施設の有無 | |
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オフィス条件 |
グレード |
企業イメージに照らし合わせた建物の外観、エントランス、廊下等の共用部、オフィス内部の内装等のグレードイメージ。 |
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面 積 等 |
エントランス、ワーキングスペース、応接室、会議室等を勘案した必要面積を算出しておく。社員一人当たりのスペースは6�位、天井高も2.5m以上は必要です。 | |
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設 備 |
エレベータや駐車場、給湯室、トイレ等の建物設備、セキュリティ、空調、OA機器等のオフィス内に必要な設備 | |
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管 理 |
警備会社、管理会社、管理人 |
■移転コスト
移転にかかる契約金、引越し費用、印刷物等のイニシャルコストや、賃料、管理費等のランニングコストを予算化します。
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契 約 金 |
賃料等 |
賃料、管理費、看板代、駐車場代 |
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保証金等 |
保証金、敷金 | |
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礼金等 |
礼金、仲介手数料 | |
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引越し費用 |
引越し代 |
運送業者に支払う引越し代 |
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内装費用 |
オフィス内の間仕切りや内装費用 | |
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備品代等 |
什器、備品代等や電話、OA機器の設置費用 | |
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諸経費 |
引越しの案内状、名詞、封筒などの印刷代当 |
■移転スケジュールの作成
移転のスケジュールを立てるためには、株主総会や取締役会､決算期､人事異動の時期や､仕事の繁忙期、現在入居しているビルの解約予告期間などを考慮して、移転時期を確定します。移転時期が決まったら、各項目の開始や期限を決めて月ごとのタイムスケジュールを立てておきましょう。
■現オフィスの解約の確認
現在入居しているビルの解約予告期間や原状回復について、賃貸借契約書を確認しておく。
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解約予告期間 |
・何ヶ月前に予告通知すればよいか･･･? 通常は3ヶ月又は､6ヶ月前 |
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原状回復 |
・原状回復の範囲：原状とはどの状態をいい、どこまで回復するのか 一般的には、壁や天井の塗(張り)替え､床タイルの張替えを行う。 ・工事施行業者は貸主の指定業者か、当方で手配するのか |
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預託金 |
・預託金(敷金、保証金)の返還時期 ・返還金額：償却されるか･･･? |
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その他 |
・違約事項等に該当するものがあるか･･･? |
2. オフィスの選定
■オフィス市場の把握
希望するエリアのオフィス市場の状況を把握し､移転の目的や希望条件の妥当性の検証を行います。場合によっては、条件の見直しやコスト面の条件を充たすエリアに選定しなおす必要が出てくることもありますので、非常に重要なポイントといえます。
■情報の収集
物件情報は､取引銀行やオフィスの仲介を行っている専門業者から入手する方法が一般的です｡効率良く情報収集するためには、仲介会社に「移転先の条件設定」の内容やその理由などを詳細に伝えることで、より希望に合う物件の情報が収集できます。情報収集の際には､ビルのパンフレット､賃貸条件表､平面図､地図などの資料を揃えるようにします｡
■現地調査
資料上の検討を行ったら､現地に出向き､実際にそこで働くことをイメージしながら､周辺の環境や建物・室内をチェックしましょう｡
■選定
オフィス環境が仕事の質を大きく左右しますので、コストも重要ですが、オフィス環境面にも十分に留意してオフィス選定を行う必要があります｡オフィスの選定に当たっては、条件面についての確認をしておきましょう。
・賃料、共益費、預託金の金額
・賃貸借期間
・賃料起算日、契約日
・契約金額
・必要書類
・契約上の留意事項
●現地調査のチェックリスト
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立地 |
交通 |
□最寄駅からの所要時間 □通勤に使う交通機関とダイヤ､混雑状況 □取引先への交通アクセス |
・交通機関や商業施設の利便性や安全性の確認をしましょう。 ・実際に最寄りの駅から歩いて銀行･郵便局や食事などで業務上の支障や社員の不便がないか､周囲の環境を確認しましょう｡ |
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周辺環境 |
□銀行､郵便局､役所等の所在地､所要時間 □飲食店､商業施設の有無 □周辺の道路状況､人の流れ | ||
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建物 |
共用部分 |
□外観のイメージ □エントランスの広さ､イメージ □トイレ､厨房､廊下 □エレベータの数と位置 |
・概観やエントランスは自社イメージにあっているか？ ・廊下やトイレなどの共用部分の負担についての有無や､実際にオフィスとして使用できる有効面積はどれくらいかを確認します｡ ・エレベーターの数と位置を確認して ・搬入時のことを考えて開口部の寸法も要チェックです｡ |
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室内 |
■部屋の形状 ■天井の高さ ■床の素材､床荷重 ■コンセントの位置と数 ■配線はどのような方法か ■窓の高さ､幅､開閉の向き ■採光､通風 |
・レイアウトを考えながら､使い勝手をチェックする｡ ・給湯室やトイレ(ブースの数)､化粧室などは｡ ・オフィスの機能性や快適性から天井高は最低2.5m以上(大型ビルの場合は2.6m〜2.8m)が望まれます｡ ・コンセントの位置や配線を確認しましょう｡ ・床の配線方法(OAフロア)には�フリーアクセスフロア方式､�3ウェイフロアダクト方式､�アンダーカーペット方式のような種類があり､状況に対応した方式の検討が必要です｡ | |
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設備 |
■電気容量､ガス､水道 ■電話回線数､光通信 ■OA対応の有無 ■空調設備のタイプ､使用時間 ■駐車場の有無 |
・OA機器を多数使用する場合の電気容量や電話回線が足りているかを確認してください｡ ・光ケーブルや特別な専用回線､店舗使用などで特別な設備を使用する場合も同様に確認してください｡ ・換気能力は十分ですか｡冷暖房は各室ごと(あるいは各階)にコントロールできる｢個別空調｣になっていますか? ・オフィスビル内､あるいは近くに自社用と来客用の駐車場を確保できますか｡また､その駐車能力(利用時間や車種の制限､駐車台数など)についても確認します｡ | |
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管理 |
■管理会社はどこか ■常駐か、無人か ■防災、防犯システムの内容 ■避難経路 ■ビルの使用時間 ■日曜･祝祭日の使用は可能か |
・優れた管理体制はオフィスビル選びの基本条件です｡ ・防犯システムは万全ですか｡24時間対応の警備ｼｽﾃﾑを採用していますか｡ ・早朝や､夜間、休日のビル開閉時間なども確認してください｡ ・入居しているテナントの質や内容でビルのグレードが評価されます｡あらかじめ確認しておくと良いでしょう｡ |
